“커피 한잔하실래요?” 사무실에서 가장 많이 듣고, 또 가장 많이 하는 말 중 하나일 겁니다. 동료의 사기를 북돋아 주기 위해, 혹은 회사를 방문한 소중한 고객에게 감사를 표하기 위해 우리는 커피를 건네곤 하죠. 그런데 문득 이런 생각이 스쳐 지나갑니다. ‘이 커피값, 경비 처리는 어떻게 해야 하지?’ 오늘은 많은 분이 헷갈려 하시는 ‘커피값 경비 처리’에 대해 상황별로 명쾌하게 정리해 드릴게요! 😊
Situation 1. 직원을 위한 커피는 ‘복리후생비’ ☕
과중한 업무에 지친 직원들을 위해 사장님이 시원한 아메리카노를 한 잔씩 선물했습니다. 이 경우, 회계 처리는 어떻게 해야 할까요?
직원들의 사기 진작과 복리 증진을 위해 지출하는 비용은 ‘복리후생비’ 계정으로 처리합니다. 복리후생비의 가장 큰 특징은 세법상 별도의 한도가 없어 전액 비용(손금)으로 인정받을 수 있다는 점입니다.
- 직원에게 제공하는 커피, 간식, 음료
- 회식비 및 야근 식대
- 휴게실에 비치하는 비품 구입비
단, 부가가치세 공제 등 적법한 비용 인정을 위해서는 신용카드 매출전표나 현금영수증과 같은 ‘적격증빙’을 반드시 갖춰야 합니다.
만약 사내에 함께 근무하는 프리랜서가 있다면 주의가 필요합니다. 프리랜서는 근로기준법상 직원이 아니므로, 이들에게 제공한 커피 값은 복리후생비가 아닌 ‘업무추진비’로 처리해야 합니다.
Situation 2. 고객을 위한 커피는 ‘업무추진비’ 📊
이번에는 우리 회사를 방문한 거래처 손님에게 커피를 대접하는 상황입니다.
업무와 관련하여 고객이나 거래처에 지출하는 비용은 ‘업무추진비’로 분류됩니다. 복리후생비와 달리 업무추진비는 세법상 정해진 한도가 있으며, 이 한도를 초과하는 금액은 비용으로 인정받지 못해 법인세나 소득세 부담이 늘어날 수 있습니다.
업무추진비 기본 한도 (연간) 📝
- 중소기업: 3,600만 원
- 일반 기업: 1,200만 원
*여기에 기업의 매출액에 따른 추가 한도가 더해집니다.
업무추진비 처리 시 핵심 체크리스트
- 법인 카드 사용: 개인 카드로 결제한 경우 원칙적으로 비용 인정이 어렵습니다.
- 적격증빙 수취: 건당 3만 원을 초과하는 비용은 반드시 신용카드, 현금영수증, 세금계산서 등 적격증빙을 갖춰야 합니다.
- 경조사비: 청첩장, 부고장 등으로 증빙되는 경조사비는 건당 20만 원까지 비용으로 인정됩니다.
가상 시뮬레이션: 직원과 고객이 함께라면? 👩💼👨💻
자사 직원 10명과 거래처 직원 5명이 함께하는 중요한 회의가 있습니다. 1인당 4,000원짜리 커피 15잔(총 6만 원)을 법인카드로 결제했다면 어떻게 처리해야 할까요?
이럴 때는 지출의 목적에 따라 ‘복리후생비’와 ‘업무추진비’로 나누어 처리하면 됩니다.
1) 자사 직원 10명 커피 값 (4만 원): 복리후생비
2) 거래처 직원 5명 커피 값 (2만 원): 업무추진비
만약 한 번에 결제했다면, 내부 회계 전표에 각 계정별 금액을 명확히 구분하여 기재하고 회의록 등 관련 증빙을 첨부하면 됩니다. 하지만 가장 좋은 방법은 처음부터 따로 결제하고 영수증을 각각 받아두는 것입니다.
한눈에 보는 상황별 경비 처리 총정리 📚
| 지출 대상 | 회계 계정 | 상세 설명 |
|---|---|---|
| 자사 직원 | 복리후생비 | 금액 제한 없이 전액 손금 인정, 부가세 공제 가능 |
| 프리랜서 | 업무추진비 | 직원이 아니므로 복리후생비 처리 불가 |
| 고객/거래처 | 업무추진비 | 세법상 한도 존재, 법인카드 사용 및 적격증빙 필수 |
| 텀블러 (전 직원) | 복리후생비 | 모든 직원에게 동일하게 제공 시 |
| 텀블러 (거래처) | 업무추진비 | 특정 거래처에 선물로 제공 시 |
커피값 경비처리 핵심 요약
마무리: 가장 중요한 것은 ‘증빙’ 📝
똑같은 커피 한 잔이라도 누구와, 어떤 목적으로 마셨는지에 따라 회계 처리 방법이 완전히 달라집니다. 가장 중요한 것은 각 지출의 목적과 대상을 명확히 하여 그에 맞는 증빙 서류를 꼼꼼히 남기는 것입니다. 이 원칙만 잘 지킨다면 커피값 경비 처리, 더 이상 어렵지 않습니다.
혹시 더 궁금한 점이 있다면 언제든지 댓글로 질문해주세요! 😊
자주 묻는 질문 ❓
